Muss Office Software Teuer sein?
Große und kleine Helferlein für Ihr Büro
Große Firmen sind meistens sehr gut ausgestattet mit Tools und Software. Sie automatisieren und vereinfachen die Kommunikation und Datenverarbeitung im alltäglichen Ablauf.
Wenn man sich als Kleinunternehmer eine ähnliche Infrastruktur aufbauen möchte geht das schnell ins Geld.
Dabei wären doch Helferlein die den digitalen Alltag erleichtern und die Kommunikation unterstützen mehr als hilfreich.
Im folgendem finden Sie Tools und Software, Tipps und Tricks wie Sie mit kostenlosen Programmen Ihren alltäglichen digitalen Ablauf vereinfachen.
Office Pakete
Um Briefe zu schreiben Kalkulationen durchzuführen oder einfach Präsentationen für einen Kundentermin vorzubereiten benötigt man ein Office Paket. Somit ist das die Basis und Grundvoraussetzung im Home Office oder kleinen Unternehmen. Die passende Lösung gibt es für jeden. Dabei gibt es die am meisten verbreitete kostenpflichte Lösung von Microsoft Office, aber auch der Blick auf kostenlose Lösungen wie zum Beispiel LibreOffice (das eher für Private Anwendungen gedacht ist) oder Google Docs (das mit einem Google Account kostenlos im Browser verwendet werden kann) lohnt sich allemal. Darüber hinaus bekommt man mit der Anmeldung bei Google kostenlos zusätzliche Funktionen wie zum Beispiel Google Drive (Cloudservice), Verwaltung von Kontakten etc. dazu. Wem diese Dienste noch nicht ausreichen, kann auf das neue kostenpflichtige Google Workspace updaten.Tipp
Sie wollen Ihre Office Dokumente als PDF speichern? Dann lohnt sich ein Blick auf das Programm 7-pdf Printer. Dieses Programm erlaubt es alle Dokumente als PDF abzuspeichern, dabei ist es sowohl für Einsteiger als auch Profis geeignet, da es auch die Erstellung von PDF Dokumenten im CMYK Farbraum für die Druckvorstufe erlaubt.
Eine besondere Funktion dabei ist das zusammenführen von Dokumenten. So können Sie ganz einfach Ihre PDF Briefvorlage mit Ihren Office Dokumenten zusammenführen und diese dann speichern.
Integriert in Microsoft Office finden Sie das allseits bekannte Mail Programm Outlook.
Als kostenlose Alternativen eignen sich für einfache Anwendungen im privaten Bereich die sogenannten Webmailer. Hier greifen Sie über einen Browser mit Ihrem Login einfach auf Ihr Mailprogramm zu. Diese sind zumeist vom Funktionsumfang jedoch sehr eingeschränkt und unübersichtlich.
Für kleinere Unternehmen empfiehlt es sich daher auf ein separates Mail Programm zu verwenden. Dies erleichtert die Organisation der Mails und kann je nach Programm mit den verschiedensten Kalendern für Termine und ähnliches synchronisiert werden.
Hier gibt es einige gute kostenlose Varianten wie zum Beispiel Thunderbird vom Browser Hersteller Mozilla oder Mailbird.
Cloud
Verschicken Sie Ihre Daten auch noch kompliziert per E-Mail? Wollen Sie auch Unterwegs auf einfache Art und Weise auf Ihre Daten zugreifen?
Dann sollten Sie sich die sogenannten Cloud Dienste mal näher ansehen. Sie können dort Ihre Daten im Internet speichern oder einfach für andere bereit stellen.
Die meisten Cloud Dienste bieten eine kostenlose Variante und Apps an, so dass Sie die Daten von Ihrem Büro PC / Notebook einfach hochladen können und z.B.: unterwegs über Ihr Handy abrufen können. Oder Sie sind gerade unterwegs und möchten ein Bild / Dokument schnell zur weiteren Verwendung sichern? Dann einfach ab in die Cloud damit.
Zuhause angekommen können Sie die Daten dann bequem über Ihren PC downloaden.
Für einfache Anwendungen bieten sich die Dienste Dropbox / OneDrive oder Google Drive an. Wer mit Apple Geräten arbeitet am besten direkt mit der iCloud.
Wer vertrauliche Daten schützen möchte ist mit dem kostenlosen Basispaket von Tresorit gut bedient.
Meist sind die kostenlosen Varianten mit begrenztem Speicher ausgestattet. Falls dieser mal nicht ausreicht bietet jeder Dienst ein kostenpflichtiges Upgrade an.
Tipp
Kontakte
Im privaten Bereich halten wir mit Whatsapp / Telegram und ähnlichen Messenger Diensten Kontakt. Für berufliche Zwecke eigenen sich diese Tools nur bedingt.
Besser sind hier Helferlein wie etwa Skype / Zoom oder Teams. Auch diese Tools sind kostenlos.
Mit Ihnen lassen sich recht einfach Daten austauschen und Kurznachrichten verschicken. Aber auch ganze Gruppen anlegen und Video Meetings mit allerlei Sonderfunktionen abhalten.
Extra Tipp!
Zum Abschluss noch ein kleiner Tipp für Aufgaben und Projektmanagement. Von der einfachen To-Do Liste bis zu komplexen Projektaufgaben kann man in Trello alles übersichtlich organisieren.
Das System mit Boards und Karten ist sehr übersichtlich gestaltet und kann sowohl für Kunden als auch für internes Projektmanagement bestens verwendet werden.
Eine kostenlose App verschafft jederzeit einen aktuellen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und den aktuellen Status des Projektes.
Links und Beratung
Gerne beraten wir Sie gerne im Detail über die Möglichkeiten Ihre Arbeit im Büro zu erleichtern. Unter den folgenden Links finden Sie Infos und Downloads zu den oben beschriebenen Tools.
Weitere Infos zu den vorgestellten Programmen finden Sie unter den folgenden Links:
